Osoby nominowane proszone są o wypełnienie wymaganych dokumentów i dokonanie opłaty za otrzymanie praktyki (lista dokumentów i szczegółowe informacje dla studentów dostępne tutaj). Praktyki IAESTE są oczywiście wynagradzane finansowo, tak jak każda praca. Opłaty za praktykę odpowiadają więc wysokości otrzymanego od pracodawcy wynagrodzenia, tak żeby każdemu opłacało się pojechać.
Opłaty za wyjazdy na praktyki w 2009 roku:
Istnieją wyjątki od reguły - np. praktyki w krajach egzotycznych (Brazylia, Argentyna, Cypr, Tajlandia...) gdzie zarobki najczęściej nie pozwolą na odzyskanie kosztów podróży. Po części rekompensuje to atrakcyjność kraju. W tym wypadku wyjeżdzający musi zdać sobie sprawę, że dopłaci do wyjazdu, oczywiście na pewno mniej niż zwykły turysta.
Następnie Komitet, za pośrednictwem Polskiego Komitetu IAESTE, wysyła aplikacje.
Tylko taka droga postępowania jest legalna. Osobiste próby kontaktu z pracodawcą bez pośrednictwa IAESTE powodują dużo formalnych uciążliwości i mogą być podstawą do odebrania nominacji lub braku akceptacji. Przyjęte jest, że osobisty kontakt studenta z pracodawcą może nastąpić dopiero po uzyskaniu przez niego potwierdzenia akceptacji.
Jeżeli student spełnia warunki oferty, może oczekiwać pozytywnego rozpatrzenia swojej kandydatury i otrzymania akceptacji. Z reguły akceptacje wpływają w kwietniu/maju. Można wtedy już we własnym zakresie porozumieć się z pracodawcą lub zagranicznym komitetem IAESTE obsługującym Waszą praktykę, aby ustalić szczegóły przyjazdu.
Tu jednak również prosimy o umiar, aby nie zasypywać tych instytucji nadmiarem zbyt szczegółowych i powtarzających się pytań. IAESTE działa od 1948 roku, a z Polski wyjechało dotąd ponad 18 000 studentów, co oznacza, że naprawdę jesteście w dobrych rękach.
Zdarza się, że odpowiedź pracodawcy jest negatywna. W takim przypadku, jeżli nastąpiło to nie z winy studenta (np. pracodawca z własnej winy wycofał ofertę), student otrzymuje zwrot całości kosztów, za wyjątkiem potrącanych kosztów manipulacyjnych. Jeśli odrzucenie oferty nastąpiło z winy studenta (zlekceważenie wymagań, nie dosłanie dokumentów) pieniądze nie są zwracane.
Odrzucenia zdarzają się rzadko, jednak trzeba brać pod uwagę taką możliwość.
Na Konferencji Generalnej w styczniu zwykle nie udaje się wymienić wszystkich ofert. Na zasadzie umów indywidualnych poszczególne kraje często wymieniają je w późniejszym terminie. Oznacza to, iż w kwietniu, maju lub nawet podczas wakacji, mogą nadejść do naszego Komitetu nowe oferty.
Nie należy specjalnie liczyć na tę możliwość, ponieważ nie mamy już większych możliwości wyboru warunków takiej praktyki.
Jednak, aby zapewnić sobie możliwość skorzystania z tej opcji, zostaw u nas swój adres, telefon i e-mail i zadbaj o to, aby były one aktualne. W praktyce, z ofert dodatkowych korzystają przede wszystkim te osoby, z którymi możemy się skontaktować w szybkim tempie.